Otimização de Processos

Não basta apenas utilizar as melhores máquinas, tecnologias avançadas, aumentar produção e investir em altos recursos. Para uma empresa se manter ativa e com lucro desejado, existem necessidades que vão além. Como todos já reconhecemos, o mercado atual é amplo e competitivo, e exige sempre mais de todas as empresas, que tem como grande desafio: serem mais produtivas, com custos normais. A chave para alcançar este desempenho satisfatório e melhores patamares frente às concorrentes é: padronizar e simplificar os procedimentos, trazer agilidade e eficiência, redução de custos e consciência sobre o que cada processo representa dentro do negócio. E esses pontos são conquistados através da OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS.

Somente gastamos tempo corrigindo erros, se eles existirem. Portanto, a otimização (ou gestão) de processos agrega trazendo redução ou até eliminação de desperdício de tempo, recursos e gastos supérfluos, identifica pontos críticos do processo e repensa ações que prejudicam a execução das atividades.

A otimização requer uma consciência de forma real e analítica de todo o funcionamento da organização, saber exatamente quais atividades agregam e geram valor. Deve-se levar em consideração os diferentes setores, áreas de trabalho, metodologias e ferramentas, quais procedimentos estão consumindo maiores recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais e quais os eventuais gargalos que estão impedindo que a empresa alcance melhores resultados.

Significa mapear, compreender, delinear, executar, mensurar, quantificar e monitorar cada etapa do processo produtivo. O sucesso da otimização é resultado de um bom mapeamento que conhece os setores isolados e a integração dos processos. Desta forma, é viável investir em melhores soluções, informatizadas, modernas e interligadas que possam levar ao processo de melhoria da produtividade.

Para aperfeiçoar o processo, usamos as seguintes etapas, que devem ser aplicadas em conjunto, tornando as medidas ainda mais eficazes. Confira algumas delas:

Inicialmente, analise sua empresa e identifique qual o processo que está custando mais que o necessário, ou apresenta qualidade inferior, ou causando insatisfação dos clientes ou até atrapalhando o ambiente de trabalho. Defina com detalhes, como é o funcionamento deste processo. É necessário conhecer tudo que envolve o processo e reconhecer o seu porquê.
Após descrever e desenhar o fluxo do processo, tenha uma visão micro e macro das falhas, e trabalhe em cima de cada erro para identificar a causa raiz e como é necessário agir sobre eles. Considerar processos engessados ou ineficazes, que afetam a produtividade.
Deve ser feita também, uma análise determinando a necessidade de cada detalhe dos processamentos. Eliminar atividades irrelevantes ou repetitivas, desperdício de material e mão de obra, interligar ou reformular etapas. Tornando as atividades mais enxutas e objetivas.
Definir alterações e formalizar. Criar uma metodologia de disseminação da informação e gestão do conhecimento. Capacitar cada colaborador envolvido à exercerem sua atividades de acordo com o novo modelo de produção, é importante que todos sigam de maneira efetiva desde o início.
Monitore! É essencial um acompanhamento, analise das mudanças e resultados. A otimização e um procedimento cíclico e requer melhoria contínua, com um acompanhamento constante, é possível sempre identificar e corrigir erros de forma rápida e eficaz.

Com isso tudo bem feito, poderá notar os seguintes pontos:

- Maior nível de qualidade com resultados mais padronizados e entregas mais confiantes.

- Fluidez nas etapas, mais interligações entre elas, mais clareza nas responsabilidades de cada colaborador e comunicação efetiva.

- Etapas bem estruturadas, entendimento do processo, facilidade de avaliação de falhas e possível alterações.

- Agilidade e produtividade, redução de erros e necessidade de retrabalhos.

- Segurança nos dados e gestão do conhecimento.

Os serviços de uma Empresa Júnior são sempre desenvolvidos com conhecimentos técnicos, com capacidades desenvolvidas na prática ao gerir uma empresa e com a colaboração de professores. Buscamos sempre ir à fundo e pesquisar as melhores soluções.

A otimização e a nova forma de processo desenvolvida devem ser embutidos na cultura da empresa e seguidos continuamente para, assim, trazerem satisfação dos clientes, felicidade dos colaboradores, aumento nos ganhos e corte de desperdício de forma efetiva, como nunca vistos antes.